ERP впровадження для технологічної компанії

«Пам'ятаю той момент, коли повз мій стіл пройшла фактура на 200 тисяч, яку ми мали сплатити ще місяць тому. Вона просто загубилася в електронних листах», - згадує директор компанії.

Компанія щодня обробляла десятки вхідних документів:

• Фактури губилися в різних поштових скриньках
• Електронні скриньки ніхто регулярно не перевіряв
• Лікарняні та офіційна кореспонденція змішувалися зі звичайними електронними листами
• Не існувало централізованої системи для відстеження стану обробки

Кожен проєкт був островом:

• Документи розкидані в різних папках
• Незрозуміло, хто за що відповідає
• Жодного огляду прогресу робіт
• Повторювані завдання забувалися або виконувалися кілька разів

• Господарські центри існували лише на папері
• Затвердження проходило хаотично без чітких правил
• Облік майна велася в Excel
• Звітність займала цілі дні ручної роботи

Ми впровадили інтелектуальну систему для обробки документів:

• Інтелектуальна обробка записів: Система обробляє широкий спектр документів – від звичайних фактур через податкові документи до спеціальних документів як повідомлення про чинність договору. Кожен документ має чітко позначений статус (Завершено/Помилка) та автоматичне призначення до правильного workflow.
• Система сповіщень з детальним відстеженням: Ми впровадили розширену систему сповіщень, яка відстежує, наприклад, «Новий email див email від Петі» з точними часовими відмітками. Система розпізнає різні типи комунікації та автоматично категоризує їх за пріоритетом і типом дії.
• Інтеграція електронних скриньок: Система автоматично підключається до електронних скриньок, завантажує всі повідомлення та сортує їх за типом – лікарняні в спеціальну папку, офіційну кореспонденцію за відправником, фактури в workflow затвердження.
• URL санітизація та безпека: Ми впровадили розширену санітизацію для безпечної обробки різних форматів URL адрес в електронних листах, включно з нестандартними форматами чеських інституцій.

Ми створили єдину панель управління з real-time оглядом усіх завдань, проєктів та їх статусів. Система використовує інтуїтивне кольорове кодування для миттєвого візуального огляду:

• НЕЗАПОЧАТО(світло-синій) – нові завдання, що чекають на початок
• ЗАПОЧАТО(сірий) – завдання в процесі
• КОНСУЛЬТАЦІЯ(помаранчевий) – завдання, що потребують обговорення
• ЗАВЕРШЕНО(зелений) – завершені завдання
• ПРИЙНЯТО(зелений) – передані завдання
• АРХІВ(фіолетовий) – архівовані позиції

Ми впровадили систему миттєвих повідомлень, що відображаються безпосередньо на правій стороні екрана. Користувачі бачать активні сповіщення як «Запит на зчитування закінчився» з можливістю негайної дії.

• Проєктний менеджмент за складністю: Система веде облік різних типів проєктів від простих як «LN Finance» (номер 63) до комплексних як «Встановлення CRM». Кожен проєкт має чітко позначеного відповідального працівника та поточний статус (Новий/Призначений).
• Мульти-проєктна організація: Система дозволяє фільтрувати та організовувати проєкти за пріоритетом і типом.

• Автоматичне направлення: Фактури за вартістю та типом автоматично направляються до правильних осіб для затвердження. Система дотримується ієрархії та повноважень.
• Господарські центри: Ми впровадили автоматичне сортування витрат за центрами з можливістю відстеження бюджетів та генерування звітів в real-time.
• Облік майна з позиками: Система для обліку корпоративного майна з можливістю позики співробітникам, включно з відстеженням, хто що має в позиці і до якого терміну.

• Backend: Python-система з FastAPI для високої продуктивності
• AI компонент: Власні моделі для OCR та NLP обробки документів
• Database: Реляційна база даних з оптимізацією для швидкого пошуку
• Security: Багаторівнева безпека з аудитом всіх операцій
• Integration: RESTful API для з'єднання з зовнішніми системами

Впровадженнякомплексної ERPсистемипринесло автоматизацію ключових процесів – AI тепер автоматично читає фактури з електронних листів, витягує дані та направляє їх на затвердження за типом витрат, тоді як електронні скриньки автоматично завантажуються та сортують офіційну кореспонденцію за відправником. Проєктне управління отримало централізований облік всіх проєктів з оглядом статусу та відповідальних осіб, процеси затвердження автоматизувалися так, що фактури розподіляються по позиціях та направляються до правильних осіб для затвердження.

Спростилися базові щоденні процеси – комунікація електронною поштою тепер використовує групові скриньки з ієрархічним відображенням у гілках, календарі та резервування функціонують як спільні календарі з автоматичними резервуваннями кімнат для зустрічей та транспорту включно із затвердженням. Контакти дозволяють одній особі мати різні дані для різних організацій, а внутрішні процеси отримали єдиний case management для IT, HR та управління будівлями в одному місці.

Ситуація ескалувалася поступово. Компанія мала якісні продукти та росла, але адміністративні процеси відставали. Фактури регулярно губилися в різних поштових скриньках, електронні скриньки перевіряв випадково хтось, хто згадав. Проєкти не мали чіткої структури – документи розкидані по папках, неясні відповідальності, завдання що повторюються.