Multi-company CRM: зрозуміле управління командами та рахунками по всіх компаніях

Представлення проблеми:

Початкова CRMсистема була створена лише для однієї компанії. Хоча містила функцію команд, вони не були пов'язані з рахунковими даними чи з дозволами.

Це означало, що:

• неможливо було призначити команду як самостійну компанію,
• рахунки завжди мали однакові дані незалежно від компанії,
• не можна було просто перемикатися між компаніями,
• користувачі бачили записи по всіх компаніях.

Результатом була втрата огляду, підвищений ризик помилок у виставленні рахунків і в бізнес-процесах та необхідність складного ручного управління.

Тому потрібно було розширити систему так, щоб кожна команда функціонувала як самостійна компанія – з власними рахунковими даними, дозволами та можливістю перемикання між окремими компаніями.

Метою було розширити CRMсистему так, щоб функціонувала як multi-company рішення, де кожна команда представляє самостійну компанію. Рахункові дані автоматично беруться відповідно до активної команди, користувачі мають доступ лише до своїх даних та система автоматично перемикається відповідно до обраної компанії.

У відповідь на цю потребу ми створили модуль Multi-Company, який розширює стандартні функції CRM системи та додає корпоративну логіку до системи команд.

Кожна команда тепер містить опцію "Використовувати як компанію". Після активації відображаються нові поля для заповнення: назва компанії, адреса, ІПН та ПДВ номер, рахункові дані.

Команда цим позначенням стає самостійною компанією, дані якої автоматично переносяться до всіх релевантних записів.

• перемикатися між компаніямибезпосередньо в користувацькому інтерфейсі,
• автоматично завантажувати правильні рахункові данідля всіх нових рахунків та документів,
• призначати записи до окремих команд, щоб кожна компанія мала свої власні бізнес та бухгалтерські записи,
• обмежувати доступ користувачіввідповідно до приналежності до компанії чи команди.

Завдяки цьому компанія тепер може ефективно керувати кількома компаніями з одного CRMсередовища, без необхідності експлуатувати декілька окремих систем. Кожна компанія виставляє рахунки з коректними даними автоматично, користувачі бачать лише релевантні дані та перемикання між компаніями є простим та інтуїтивним.

1. Автоматичні рахункові дані– Система автоматично переносить рахункові дані з активної команди до всіх новостворених рахунків та документів. Кожна компанія таким чином виставляє власні рахунки з коректними даними без необхідності ручного переписування.
2. Призначення записів до команд– Кожний запис призначається до команди, дані якої далі автоматично використовуються для рахунків та інших документів. Користувачі можуть налаштувати команду за замовчуванням, і якщо створюють новий запис (пропозицію, можливість, рахунок), система автоматично призначає його до цієї команди.
3. Перемикання команд– У верхній частині системи ми додали перемикач команд. Користувач обирає команду, з якою хоче працювати – вона встановлюється як за замовчуванням. Після перемикання вся CRM "оновлюється" та відображає дані конкретної компанії, що дозволяє швидко та інтуїтивно працювати з кількома компаніями одночасно.

1. Дозволи та ролі– В рамках ролей SPO ми дозволили налаштувати, що користувач може читати, редагувати, видаляти або створювати записи лише в рамках своєї команди. Тим самим гарантується, що співробітники окремих компаній бачать лише свої записи та не можуть втручатися в дані інших компаній.
2. Інтеграція та розширюваність– Модуль повністю інтегрований з класичною CRM – організаціями, контактами, бізнес-можливостями, пропозиціями та рахунками. Рахункові шаблони були налаштовані так, щоб завантажували дані з активної команди. Система підтримує необмежену кількість компанійта функціонує на перевіреній інфраструктурі.

Технічно рішення побудовано на принципі команд, які ми доповнили новим чекбоксом та логікою для автоматичного переносу даних. Тим самим ми досягли простого, але дуже ефективного multi-company режиму, без втручань у ядро системи.

Після впровадження нового модулю робота компанії значно спростилася. Кожен користувач може легко перемкнути активну компанію і система миттєво адаптується – від відображених записів до рахункових даних.

Власник оцінив, що рішення діє абсолютно природньо, без необхідності навчання чи складних процесів. Користувачі мають відчуття, що система "думає за них" – заповнює правильні дані, призначає рахунки правильним компаніям та підтримує порядок у даних.

Переваги рішення є однозначні:

• зрозуміла робота з кількома компаніями в одній системі,
• нульова помилковість у рахунках,
• безпечний доступ до даних відповідно до команд,
• простий користувацький інтерфейс, який зберігає знайоме середовище CRM.

Власник компанії підсумував результат просто – система тепер функціонує точно так, як він уявляв: "Одна CRM, кілька компаній, і все працює гладко."

Власник компанії підприємець у сфері інсталяцій та сервісу фотовольтаїчних електростанцій (ФВЕ). Його бізнес-модель включає кілька пов'язаних компаній, які поділяють подібні процеси, але мають різні бухгалтерські дані та команди.

У CRM системі управляли класичним бізнес-процесом:

• організації та контакти,
• бізнес-можливості,
• пропозиції та рахунки.

Власник тому шукав спосіб, як об'єднати управління кількома компаніями, не використовуючи декілька окремих систем.