ERP впровадження для фірми, що виробляє кондиціонери

Власник фірми стикнувся з проблемою неефективного управління бізнес-процесами та проектами. Первинна система не дозволяла:

Проблеми, які вирішував:

• Недостатня інтеграція між пропозиціями та проектами
• Відсутня автоматизація при конверсії бізнес-можливостей
• Неефективний облік відпрацьованих годин по проектах
• Складне планування сервісних контролів та сповіщень
• Недостатній контроль витрат та матеріальних видач

Одним з впроваджених рішень була система для управління текстами, що повторюються, у пропозиціях. Був створений модуль динамічних текстів, який дозволяє зберігати стандартні формулювання для повторного використання.

Ключові функціональності модуля:

• Спеціальна сутність для динамічних текстів з назвами та описами
• Можливість вибору та вставки тексту в пропозицію
• Доступність також у меню системи
• Система для легкої ідентифікації та вибору текстів

Видачі зі складу:Система має впроваджену функціональність для автоматичного створення видач:

• Автоматичне створення видач з витрат проекту
• Передача лише позицій, які не мають ознаки «прибуткова накладна»
• Пов'язування видач з конкретними проектами

Система впроваджує пряму конверсію з пропозицій на проекти,тим самим пропускаючи проміжний крок з замовленнями для клієнтів. Такий підхід спрощує адміністративні процеси.

Бізнес-потік без замовлень:

• Конверсія пропозиції безпосередньо на проект
• Відсутність класичних замовлень для клієнтів
• Можливість конверсії пропозиції одразу на проект
• Передача всіх позицій з пропозиції в проектну структуру

Облік відпрацьованих годин

Був впроваджений модуль для обліку відпрацьованих годин, позначений як «Log Time»:

• Запис відпрацьованих годин з прив'язкою до проектів
• Облік хто і коли години відпрацював
• Розрахунок витрат на основі погодинних ставок
• Відображення загальної кількості годин по проекту

Протоколи передачі:Були впроваджені протоколи передачі:

• Можливість редагування позицій безпосередньо в протоколі
• Автоматичне перенесення даних з проектів
• Можливість додавання порожніх рядків за потребою
• Можливість маніпуляції змістом відповідно до актуальних потреб

Інші шаблони:Для різних документів були проведені доопрацювання макетів та створені шаблони відповідно до потреб фірми.

Сервісний модуль дозволяє планування та автоматичне сповіщення про сервісні контролі:

Планування сервісів:

• Створення первинного сервісу з прив'язкою до клієнта
• Планування часу для сповіщення про наступний сервіс
• Пов'язання кожного сервісу з проектом

Автоматичне сповіщення:

• E-mail сповіщення на основі встановленого часу (наприклад, через 11 місяців)
• Налаштовуваний шаблон e-mail в адміністрації
• Налаштування отримувача сповіщення
• Автоматична відправка e-mail відповідно до встановленого інтервалу від останнього сервісу

Впровадження зосередилося передусім на проектному управлінні, сервісних процесах та погодженні рахунків. Багато стандартних модулів залишилося в базовій конфігурації, тому що фірма не мала специфічних вимог. Система функціонує як класична ERPз кількома значними доопрацюваннями для специфічних потреб галузі.

Уявляв собі систему, яка б поєднала всі бізнес-процеси – від первинної пропозиції до фінального виставлення рахунку, з акцентом на автоматизації та точному обліку витрат.

Workflow отриманих рахунків:Було впроваджено процес погодження отриманих рахунківз наступними кроками:

Перший крок – Проектна прив'язка та погодження:

• Прив'язка рахункудо проекту
• Лише користувач, прив'язаний до проекту, може рахунок погодити
• Можливість погодження або відхилення рахунку
• Блокування доступу іншим користувачам до погодження

Другий крок – Фінансова обробка:

• Після погодження хтось інший може позначити рахунокяк оплачений
• Зміна статусу на «оплачено» після сплати