Implémentation ERP pour une entreprise de fabrication de climatisation

Le propriétaire de l'entreprise était confronté à un problème de gestion inefficace des processus commerciaux et des projets. Le système original ne permettait pas :

Problèmes qu'il résolvait :

• Intégration insuffisante entre les devis et les projets
• Absence d'automatisation lors de la conversion des opportunités commerciales
• Enregistrement inefficace des heures travaillées sur les projets
• Planification complexe des contrôles de service et des alertes
• Contrôle insuffisant des coûts et des sorties de matériaux

L'une des solutions implémentées était un système de gestion des textes récurrents dans les devis. Un module de textes dynamiques a été créé, permettant de stocker des formulations standard pour une utilisation répétée.

Fonctionnalités clés du module :

• Entité spéciale pour les textes dynamiques avec noms et descriptions
• Possibilité de sélection et d'insertion de texte dans le devis
• Disponibilité également dans le menu système
• Système pour une identification et sélection faciles des textes

Sorties du stock :Le système a une fonctionnalité implémentée pour la création automatique de sorties :

• Création automatique de sorties à partir des coûts de projet
• Transfert uniquement des éléments qui n'ont pas le flag « réception »
• Liaison des sorties avec des projets concrets

Le système implémente une conversion directe des devis vers les projets,éliminant ainsi l'étape intermédiaire avec les commandes pour les clients. Cette approche simplifie les processus

administratifs. Flux commercial sans commandes :

• Conversion du devis directement en projet
• Absence de commandes classiques pour les clients
• Possibilité de conversion du devis directement en projet
• Transfert de tous les éléments du devis vers la structure de projet

Enregistrement des heures travaillées

Un module pour l'enregistrement des heures travaillées appelé « Log Time » a été implémenté :

• Saisie des heures travaillées avec attribution aux projets
• Enregistrement de qui et quand les heures ont été travaillées
• Calcul des coûts basé sur les taux horaires
• Affichage du nombre total d'heures sur le projet

Procès-verbaux de remise :Des procès-verbaux de remise ont été implémentés :

• Possibilité d'édition des éléments directement dans le procès-verbal
• Reprise automatique des données des projets
• Possibilité d'ajout de lignes vides selon les besoins
• Possibilité de manipulation du contenu selon les besoins actuels

Autres modèles :Pour divers documents, des modifications de layouts ont été effectuées et des modèles créés selon les besoins de l'entreprise.

Le module de service permet la planification et l'alerte automatique pour les contrôles de service :

Planification des services :

• Création du service initial avec lien vers le client
• Planification du temps pour l'alerte du prochain service
• Liaison de chaque service avec un projet

Alerte automatique :

• Alerte e-mail basée sur le temps configuré (par ex. dans 11 mois)
• Modèle d'e-mail configurable dans l'administration
• Configuration du destinataire de l'alerte
• Envoi automatique d'e-mail selon l'intervalle configuré depuis le dernier service

L'implémentation s'est concentrée principalement sur la gestion de projet, les processus de service et l'approbation des factures. De nombreux modules standard sont restés en configuration de base, car l'entreprise n'avait pas d'exigences spécifiques. Le système fonctionne comme un ERPclassique avec plusieurs modifications significatives pour les besoins spécifiques du secteur.

Il imaginait un système qui connecterait tous les processus commerciaux – du devis initial à la facturation finale, en mettant l'accent sur l'automatisation et l'enregistrement précis des coûts.

Workflow des factures reçues :Un processus d'approbation des factures reçuesa été implémenté avec les étapes suivantes :

Première étape – Attribution de projet et approbation :

• Attribution de la factureau projet
• Seul l'utilisateur assigné au projet peut approuver la facture
• Possibilité d'approuver ou de rejeter la facture
• Blocage de l'accès aux autres utilisateurs jusqu'à l'approbation

Deuxième étape – Traitement financier :

• Après approbation, quelqu'un d'autre peut marquer la facturecomme payée
• Changement d'état vers « payé » après paiement