Fonctionnalités clés du système documentaire
Des outils pour la gestion sécurisée, la validation et l'archivage des documents d'entreprise
Référentiel centralisé
Tous les documents en un seul endroit avec une structure hiérarchique, des tags et des métadonnées. Droits d'accès au niveau du dossier et du document.
Gestion des versions et des révisions
Chaque modification crée une nouvelle version horodatée avec le nom de l'auteur. Comparaison des différences entre versions.
Workflow de validation
Processus de validation multi-niveaux pour les contrats et les règlements. Piste d'audit complète de chaque validation.
Modèles de documents
Génération automatique de contrats et d'offres avec des variables issues du CRM ou de la commande.
Recherche plein texte
Recherchez dans le contenu des documents et des PDF numérisés grâce au traitement OCR.
Archivage numérique et destruction
Délais de conservation selon les exigences légales. Destruction contrôlée avec procès-verbal.
Ce que disent nos clients
“Le système documentaire d'AutoERP a remplacé le stockage chaotique de fichiers sur un disque partagé. Le versionnage, les workflows d'approbation et la recherche en texte intégral nous font gagner des heures chaque jour.”
“Pour notre certification ISO, la gestion documentaire maîtrisée est essentielle. AutoERP nous a permis d'atteindre une conformité totale avec les exigences des auditeurs sans bureaucratie superflue.”
“L'archivage automatique des contrats et les notifications avant expiration nous ont évité bien des désagréments. Nous avons enfin nos documents sous contrôle.”
Ce que le système documentaire apportera à votre organisation
Les bénéfices après le passage à la gestion numérique des documents
Fini le travail avec des versions obsolètes
Le système affiche toujours la version valide en vigueur. Les erreurs causées par des documents périmés disparaissent.
Préparation à un audit en heures, pas en jours
Une documentation structurée et consultable avec piste d'audit. En cas de contrôle, vous présentez immédiatement les documents demandés.
Collaboration sécurisée avec des partenaires externes
Partage de documents spécifiques via un lien sécurisé avec date d'expiration. Chaque accès est journalisé.
Questions fréquentes sur le système documentaire
Oui. Import en masse depuis un lecteur réseau, Google Drive, OneDrive et SharePoint.
Oui. Intégration avec DocuSign et d'autres prestataires de signature électronique.
Chiffrement AES-256, TLS 1.3, sauvegardes géo-redondantes et journalisation des accès avec adresse IP.
Oui. Des alertes sont envoyées 90, 30 et 7 jours avant l'expiration de la validité.