CRM multi-entreprises : gestion claire des équipes et factures entre sociétés

Présentation du problème :

Le système CRMinitial était conçu uniquement pour une seule entreprise. Bien qu'il contienne une fonction d'équipes, celles-ci n'étaient pas liées aux données de facturation ni aux autorisations.

Cela signifiait que :

• il n'était pas possible d'assigner une équipe comme société indépendante,
• les factures avaient toujours les mêmes données quelle que soit l'entreprise,
• il n'était pas possible de basculer facilement entre les sociétés,
• les utilisateurs voyaient les enregistrements de toutes les entreprises.

Le résultat était une perte de vue d'ensemble, un risque accru d'erreurs dans la facturation et les processus commerciaux et la nécessité d'une gestion manuelle complexe.

Il fallait donc étendre le système pour que chaque équipe fonctionne comme une entreprise indépendante – avec ses propres données de facturation, autorisations et possibilité de basculer entre les différentes sociétés.

L'objectif était d'étendre le système CRMpour qu'il fonctionne comme une solution multi-entreprises, où chaque équipe représente une société indépendante. Les données de facturation sont automatiquement prises selon l'équipe active, les utilisateurs n'ont accès qu'à leurs données et le système bascule automatiquement selon la société choisie.

En réponse à ce besoin, nous avons créé le module Multi-Company, qui étend les fonctions standard du système CRM et ajoute la logique d'entreprise au système d'équipes.

Chaque équipe contient désormais l'option « Utiliser comme société ». Après activation, de nouveaux champs s'affichent à remplir : nom de la société, adresse, numéro d'entreprise et TVA, données de facturation.

L'équipe devient par cette désignation une entreprise indépendante, dont les données se reportent automatiquement dans tous les enregistrements pertinents.

• basculer entre les sociétésdirectement dans l'interface utilisateur,
• charger automatiquement les bonnes données de facturationpour toutes les nouvelles factures et documents,
• assigner les enregistrements aux équipes individuelles, pour que chaque société ait ses propres enregistrements commerciaux et comptables,
• limiter l'accès des utilisateursselon l'appartenance à l'entreprise ou à l'équipe.

Grâce à cela, l'entreprise peut maintenant gérer efficacement plusieurs sociétés depuis un seul environnement CRM prostředí, sans nécessité d'exploiter plusieurs systèmes indépendants. Chaque société émet des factures avec les données correctes automatiquement, les utilisateurs ne voient que les données pertinentes et le basculement entre entreprises est simple et intuitif.

1. Données de facturation automatiques– Le système transfère automatiquement les données de facturation de l'équipe active vers toutes les factures et documents nouvellement créés. Chaque société émet ainsi ses propres factures avec les données correctes sans nécessité de réécriture manuelle.
2. Attribution d'enregistrements aux équipes– Chaque enregistrement est attribué à une équipe, dont les données sont ensuite automatiquement utilisées pour les factures et autres documents. Les utilisateurs peuvent définir une équipe par défaut, et s'ils créent un nouvel enregistrement (devis, opportunité, facture), le système l'attribue automatiquement à cette équipe.
3. Basculement d'équipes– Dans la partie supérieure du système, nous avons ajouté un sélecteur d'équipes. L'utilisateur choisit l'équipe avec laquelle il veut travailler – celle-ci se définit comme équipe par défaut. Après basculement, tout le CRM se « rafraîchit » et affiche les données de la société concernée, permettant de travailler rapidement et intuitivement avec plusieurs entreprises à la fois.

1. Autorisations et rôles– Dans le cadre des rôles SPO, nous avons permis de définir qu'un utilisateur peut lire, modifier, supprimer ou créer des enregistrements uniquement dans le cadre de son équipe. Cela garantit que les employés des entreprises individuelles ne voient que leurs enregistrements et ne peuvent pas intervenir dans les données d'autres sociétés.
2. Intégration et extensibilité– Le module est pleinement intégré avec le CRM classique – organisations, contacts, opportunités commerciales, devis et factures. Les modèles de facturation ont été adaptés pour charger les données de l'équipe active. Le système gère un nombre illimité de sociétéset fonctionne sur une infrastructure éprouvée.

Techniquement, la solution est basée sur le principe d'équipes, que nous avons complétées par une nouvelle case à cocher et une logique pour le transfert automatique de données. Nous avons ainsi obtenu un mode multi-entreprises simple mais très efficace, sans interventions dans le cœur du système.

Après le déploiement du nouveau module, le travail de l'entreprise s'est considérablement simplifié. Chaque utilisateur peut facilement basculer la société active et le système s'adapte immédiatement – des enregistrements affichés aux données de facturation.

Le propriétaire a apprécié que la solution paraisse complètement naturelle, sans besoin de formation ou de processus complexes. Les utilisateurs ont l'impression que le système « pense pour eux » – il remplit les bonnes données, attribue les factures aux bonnes entreprises et maintient l'ordre dans les données.

Les bénéfices de la solution sont évidents :

• travail clair avec plusieurs sociétés dans un seul système,
• zéro erreur dans les factures,
• accès sécurisé aux données selon les équipes,
• interface utilisateur simple qui préserve l'environnement familier du CRM.

Le propriétaire de l'entreprise a résumé le résultat simplement – le système fonctionne maintenant exactement comme il l'imaginait : « Un seul CRM, plusieurs entreprises, et tout fonctionne parfaitement. »

Le propriétaire d'entreprise opère dans le domaine de l'installation et maintenance de centrales photovoltaïques (PV). Son modèle commercial inclut plusieurs sociétés interconnectées, qui partagent des processus similaires, mais ont des données comptables et équipes différentes.

Dans le système CRM, ils géraient classiquement le processus commercial :

• organisations et contacts,
• opportunités commerciales,
• devis et factures.

Le propriétaire cherchait donc un moyen d'unifier la gestion de plusieurs sociétés, sans avoir à utiliser plusieurs systèmes séparés.