Ключові функції системи документів
Інструменти для безпечного управління, погодження та архівування корпоративних документів
Центральне сховище
Всі документи в одному місці з ієрархічною структурою, тегами та метаданими. Права доступу на рівні папки та документа.
Управління версіями та ревізіями
Кожна зміна створює нову версію з часовою міткою та ім'ям автора. Порівняння відмінностей між версіями.
Workflow погодження
Багаторівневі процеси погодження договорів і регламентів. Повний audit trail кожного погодження.
Шаблони документів
Автоматичне формування договорів і пропозицій зі змінними з CRM або замовлення.
Повнотекстовий пошук
Шукайте в змісті документів і відсканованих PDF завдяки обробці OCR.
Цифрове архівування та знищення
Строки знищення відповідно до законодавчих вимог. Контрольоване знищення з протоколом.
Що кажуть наші клієнти
“Система документообігу AutoERP замінила хаотичне зберігання файлів на спільному диску. Версіонування, процеси затвердження та повнотекстовий пошук заощаджують години щодня.”
“Для нашої сертифікації ISO управління контрольованою документацією є ключовим. AutoERP забезпечило нам повну відповідність вимогам аудиторів без зайвої бюрократії.”
“Автоматична архівація договорів та сповіщення перед закінченням терміну дії вберегли нас від багатьох неприємностей. Документи нарешті під контролем.”
Що система документів принесе Вашій організації
Переваги після переходу на цифрове управління документами
Кінець роботи із застарілими версіями
Система завжди відображає актуальну, чинну версію. Помилки, спричинені роботою з неактуальними матеріалами, зникають.
Підготовка до аудиту за години, а не дні
Структурована, доступна для пошуку документація з audit trail. При перевірці Ви надаєте необхідні документи негайно.
Безпечна співпраця із зовнішніми партнерами
Спільний доступ до конкретних документів через захищене посилання з датою закінчення терміну. Кожен доступ реєструється.
Часті запитання щодо системи документів
Так. Масовий імпорт із мережевого диска, Google Drive, OneDrive і SharePoint.
Так. Інтеграція з DocuSign та іншими постачальниками електронних підписів.
Шифрування AES-256, TLS 1.3, гео-надлишкові резервні копії та журналювання доступів з IP-адресою.
Так. Сповіщення надсилаються за 90, 30 і 7 днів до закінчення терміну дії.